Do jakich dokumentów potrzebne są tłumaczenia notaryzowane?

Zagraniczne dokumenty, takie jak akty stanu cywilnego, akt urodzenia, czy zawarcia małżeństwa nie mogą, same w sobie, w formie oryginalnej, być podstawą do załatwienia jakichkolwiek spraw w urzędach polskich. Aby zostały zaakceptowane muszą być opatrzone:

1. Tłumaczeniem urzędowym, czyli wykonanym przez osobę do tego uprawnioną. Może to być:
a) tłumacz przysięgły wpisany na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości;
b) tłumacz przysięgły uprawniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
c) konsul, który może zajmować się również poświadczeniem tłumaczenia dokumentów,  w tym przypadku amerykańskich, przetłumaczonych na język polski przez lokalnego tłumacza. Konsul może również poświadczyć dokumenty przetłumaczone z innego, rzadko występującego języka na język mu znany i przetłumaczone na język polski.

2. Legalizacją , czyli Apostille
Od 2005 roku przy załatwianiu praktycznie wszystkich spraw związanych z dokumentacją zagraniczną (czy to zarejestrowaniem dziecka urodzonego za granicą w urzędach polskich, nadaniem numeru PESEL czy wydaniem paszportu) będzie nam potrzebne nie tylko tłumaczenie zagranicznych dokumentów przez akredytowanego tłumacza przysięgłego, ale również legalizacja tych dokumentów.
”Apostille” jest jednolitym poświadczeniem dołączanym do dokumentu lub umieszczanym w tym samym dokumencie zagranicznym potwierdzającym jego autentyczność i legalność.  Zagraniczny dokument z załączonym ”Apostille” może być przedłożony w urzędzie w Polsce  bez potrzeby uprzedniej legalizacji przez konsula,  jak to było robione wcześniej (oczywiście, musi być również przetłumaczony, żeby było wiadomo co zawiera).
Do dokumentów, które opatrzone muszą być ”Apostille” zalicza się: dokumenty sądowe i ich oficjalne odpisy, dokumenty administracyjne (akty urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu), dokumenty poświadczone notarialnie czy urzędowe zaświadczenia umieszczone na dokumentach prywatnych.
Do tych, których nie obejmuje konwencja wymagająca Apostille należą dokumenty sporządzane przez przedstawicieli dyplomatycznych, urzędników konsularnych i dokumentów administracyjnych dot. transakcji handlowych.
W Stanach Zjednoczonych funkcjonują różne rodzaje „Apostille” w zależności od tego jaki organ je wystawia i od  dokumentów jakie poświadczają.
Za wystawianie lokalnych „Apostille” odpowiadają:
– United States Department of States Authentication Office – dokumenty sporządzone przez organy federalne ( 518 23rd Street, N.W., Washington D.C. 20520, tel. (202) 647-5002,  http: // www.state.gov/m/a/auth/ )
– Sekretarz lub Zastępca Sekretarza Sądów Federalnych – dokumenty sporządzone przez sądy
– Sekretarze Stanu lub Zastępcy Sekretarzy Stanu w poszczególnych stanach – dokumenty sporządzone przez władze stanowe  lub władze terytoriów Stanów Zjednoczonych, dotyczy to również  tych wykonanych przed notariuszem (notary public).

Konsul nadal może poświadczać o własnoręczności podpisu na dokumentach prywatnych (np. upoważnienie, udzielenie pełnomocnictwa adwokatowi, poświadczenie życia, oświadczenie woli) oraz  dokonać weryfikacji tłumaczeń czy poświadczania zgodności fotokopii z oryginałem.
Uzyskanie „Apostille” jest usługą płatną.

http://www.chicago.msz.gov.pl/resource/74fe2ef3-80c7-4327-9439-5ced37c70c13:JCR

Lista urzędów uprawnionych do wydawania Apostille działających w okręgu konsularnym Konsulatu Generalnego RP w Chicago:   http://www.chicago.msz.gov.pl/pl/p/chicago_us_k_pl/informacje_konsularne/sprawy_prawne/inne_sprawy_prawne/apostille/apostille

Źródło:  http://www.chicago.msz.gov.pl/pl/p/chicago_us_k_pl/informacje_konsularne/sprawy_prawne/inne_sprawy_prawne/apostille/apostille
http://www.chicago.msz.gov.pl/pl/p/chicago_us_k_pl/informacje_konsularne/paszporty/